Myndighet.

För att samarbete ska uppstå behöver myndigheten ha ett behov av en vara eller tjänst. Detta behov måste definieras av myndigheten i ett förfrågningsunderlag.

Förfrågningsunderlaget är det samlade underlaget som beskriver vad som ska upphandlas, vilka krav som ställs på anbudsgivaren och föremålet för upphandlingen samt hur anbud kommer att utvärderas.

Förfrågningsunderlaget består av flera dokument. Till exempel upphandlingsföreskrifter, administrativa föreskrifter, tekniska kravspecifikationer, ett kontraktsförslag och bilagor som eventuellt ska fyllas i samt standardbestämmelser.

Annonsering av upphandlingen sker i en allmänt tillgänglig databas och ibland på myndighetens webbplats. Upphandlingar med lågt värde, så kallade direktupphandlingar, behöver inte annonseras. Vid upphandlingar enligt LOU som är över tröskelvärdena används ett prekvalificeringssystem. Det medför att upphandling inte heller behöver annonseras. Det är viktigt att myndigheten har specificerat denna tröskel. 

Myndigheter kan direktförhandla med Goda Poolen bara om pris och kostnader överensstämmer med myndighetens regler om direktförhandling. Om summan överskrider myndighetens ekonomiska tröskel, kan inte direktupphandling förekomma och istället skall företag kunna lämna anbud till myndigheten. I många fall behöver företagen registrera sig i myndighetens databas på en offentlig webbsida där behoven uppdagas och företag kan anmäla intresse.

Som leverantör skickar Goda Poolen sitt anbud. Det är viktigt att anbudet kommer in i rätt tid för att vara giltigt. Goda Poolen skall även följa villkor som ställs av myndigheten.

Anbud som inkommer myndigheten utvärderas enligt utvärderingskriterierna i förfrågningsunderlaget. Ett tilldelningsmeddelande skickas till alla anbudsgivare där det framgår vilken, eller vilka, leverantörer som vunnit upphandlingen. Kontrakt kan tecknas.